La protección de datos en las artes gráficas es un aspecto que, aunque no suele ser tenido en cuenta (al menos no de manera prioritaria), tiene una importancia extraordinaria. Clara muestra de tal relevancia se encuentra en el hecho de que, dentro del Reglamento General de Protección de Datos, existe una legislación específica que pretende dar cobertura a este ámbito. Y esa normativa ha sido directamente redactada por las más altas instancias de la Unión Europea.
A lo largo del presente artículo haremos hincapié en los factores más importantes al respecto, especialmente en lo que refiere a la formación como elemento clave para evitar el incumplimiento de la norma y a las extraordinariamente costosas multas que ello lleva aparejado.
¿Qué es el RGPD y cuál es su importancia en el sector de las artes gráficas?
Para entender qué es exactamente el RGPD, es oportuno remontarse al 25 de mayo de 2018, momento en el que fue aprobado en toda la Unión Europea este texto legal. En él se establece que toda empresa que comercialice sus productos y servicios en cualquier país de la Unión debe estar adaptada a los artículos de esta ley.
En este sentido, se trata de una reglamentación que pretende otorgar mayor seguridad y control a los ciudadanos sobre sus propios datos de carácter personal, especialmente dentro del ámbito del mundo digital. Para ello, se determinan las formas en los que los datos han de ser tratados por parte de las empresas, evitando usos fraudulentos y filtraciones.
De esta forma, el RGPD en artes gráficas es especialmente importante. Por su propia naturaleza, este es un sector en el que se manejan informaciones verdaderamente sensibles de algunas empresas e individuos. Por lo tanto, prestar especial cuidado al cumplimiento del Reglamento será obligación de todo aquel que tenga bajo su responsabilidad un negocio de estas características.
¿Cuáles son los riesgos de no adaptarse al Reglamento?
Un aspecto ilustra a la perfección la importancia de la protección de datos del sector de artes gráficas: las sanciones que es posible sufrir si no se realiza correctamente. El legislador ha entendido que la protección de los datos personales es extremadamente relevante, por lo que, para motivar que esta sea efectiva, ha establecido un conjunto de multas tan graves que es imposible encontrar otro ámbito en el que se alcancen cifras tan altas.
Así, las sanciones que el RGPD recoge para los incumplimientos de su contenido pueden ser las siguientes (se ha de tener en cuenta que existen auditorías sorpresa realizadas con la intención de dar con estas posibles faltas):
- Multas de hasta 10 millones de euros o hasta el 2 % del volumen de negocio de la empresa en el año anterior cuando se haya incurrido en alguna de las infracciones graves.
- Multas de hasta 20 millones de euros o hasta el 4 % del volumen de negocios del año anterior cuando se haya incurrido en alguna de las infracciones muy graves.
En todo caso, se ha de tener en cuenta que, antes de aplicar las referidas sanciones, hay advertencias tales como el apercibimiento o aviso previo.
¿Cuáles son las mejores maneras de evitar tales riesgos en el sector de las artes gráficas?
Si se trata de ser pragmáticos y directos, la única manera de escapar a los riesgos de las graves sanciones que se han comentado más arriba es cumplir estrictamente todos y cada uno de los puntos recogidos en la legislación. Sin embargo, a modo de adaptación al sector de las artes gráficas, algunas de las maneras de evitar incumplimientos son:
- Establecer formularios de consentimiento para el tratamiento de datos. Serán firmados por los clientes que necesiten servicios prestados por la industria de las artes gráficas.
- Controlar el almacenamiento de los datos de manera adecuada, conociendo en cada momento dónde se encuentran. Para ello, resulta conveniente separar entre los ordenadores de tipo administrativo y los propios de las tareas gráficas.
- Encriptar toda la información sensible y anonimizar todos los datos de carácter personal. Cuando se trata de realizar trabajos de tipo gráfico, lo preferible es identificar a los clientes con números aleatorios, pero controlados, en vez de con sus datos personales.
La formación en RGPD para las artes gráficas: La clave de todo
Ahora bien, lo cierto es que, si hubiese que resumir en una frase la verdadera manera de evitar las referidas sanciones, se debería decir que la formación RGPD en artes gráficas es la solución. Para ello existen cursos sobre la protección de datos y el tratamiento de los mismos.
Saber las maneras de actuar, conocer las novedades recientes, aprender a tratar los datos, concienciarse sobre los errores más comunes, obtener herramientas, diseñar protocolos… todo ello solo será posible gracias al aprendizaje obtenido directamente de los cursos destinados a ello.
En conclusión, la protección de datos en las artes gráficas es un aspecto esencial que nunca puede descuidarse, so pena de recibir las altas multas recogidas en el RGPD. La formación, tal y como se ha señalado, será el punto clave de todo esto.
Claves:
- La protección de datos en artes gráficas es un aspecto esencial poco tenido en cuenta.
- El RGPD recoge graves sanciones para todo aquel que no respete su contenido estrictamente.
- El sector de las artes gráficas maneja datos sensibles que han de ser protegidos.
